PROCESO DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA

             Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa abarca una revisión de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en función de la eficiencia de operación y el ahorro en los costos. La auditoría administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administración de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador público adiestrado en disciplinas administrativas o respaldado por otros especialistas. El resultado de la auditoría administrativa es una opinión sobre la eficiencia administrativa de toda la empresa o parte de ella.

          Los fines de la auditoría son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial.
2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
4. Descubrir errores y fraudes.
5. Prevenir los errores y fraudes
6. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: a. Exámenes de aspectos fiscales y legales. b. Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial). c. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

          En las Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamiento, descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, pérdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimiento o desdén de lo que es una buena organización. Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas, hacen que vayan empeorando la situación debido a falta de vigilancia. La Auditoria Administrativa puede ser de una función específica, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupos de divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas áreas. El campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo elementos tales como especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración. También podría incluir los factores de la producción, a saber: materias primas, procuración de partes de repuesto, disponibilidad de mano de obra, disposición de las instalaciones, normas de trabajo, etcétera. Por otra parte, las áreas de examen, entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, canales de distribución de la mercancía, eficiencia administrativa, entre otros.

 

Planificación de la investigación Administrativa

          Se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la investigación administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. Su propósito es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

          Al realizar un programa de investigación administrativa se deben tener en cuenta:

 1- La presentación de los objetivos y políticas.

 2- La preparación de un plan para lograr los objetivos, lo cual incluye:

     a.- La selección del personal que ejecute el trabajo.
     b.- El establecimiento de un programa de capacitación de personal para mejorar la efectividad del trabajo.
     c.- La determinación de los métodos de acción para ejecutar el trabajo.
     d.- El establecimiento de las bases para controlar el tiempo extra y los costos
     e.- Preparación de un plan general de Auditoría.

a.- La selección del personal que ejecute el trabajo:

          Esto significa que las personas a quien se les asigne intervenir en una auditoría administrativa, debe tener un conocimiento completo de los fundamentos de organización y dirección, los principios de los métodos efectivos de control y los requerimientos para realizar evaluaciones técnicamente. Deberán tener experiencia en el trabajo de sistemas y procedimientos y la habilidad para dirigir las investigaciones y hacer auditorías en las diferentes áreas de la empresa, con objeto de descubrir las faltas de eficiencia o los puntos débiles, cuando se les llame para ejecutarlo. Deberán tener capacidad para hacer recomendaciones constructivas señalando los métodos mejores o más efectivos para eliminar el desperdicio o las pérdidas innecesarias.

          Además de lo anteriormente expuesto, estas personas deberán tener características personales tales como: buen juicio; una inclinación al análisis; alto grado de imaginación y habilidad para escribir y expresarse con claridad y lógica. Siendo aconsejable que engan preparación universitaria y una amplia experiencia administrativa.

b.- El establecimiento de un programa de capacitación de personal para mejorar la efectividad del trabajo.
      Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del método y mecanismos que se emplearan para levantar la información, sino en todo el proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoria. Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las áreas involucradas, la calendarizacion de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de información que se pretende captar, la distribución de cargas de trabajo, el registro de la información, la forma de reportar y los mecanismos de coordinación y supervisión establecidos. Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión, así como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su área de adscripción, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, técnicos y pedagógicos. También es conveniente implementar una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover un clima de confianza y colaboración.

 

c.- La determinación de los métodos y procedimientos de acción para ejecutar el trabajo.
          Debido a que el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender se requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los métodos y procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno, incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a fondo del sistema de información. Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. Naturaleza de los procedimientos de auditoría.
           Así pues, el auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión, de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

 

d.- El establecimiento de las bases para controlar el tiempo extra y los costos. 

          El tiempo requerido para practicar una auditoría o investigación administrativa depende de la extensión y naturaleza de la tarea encomendada. Por ejemplo, el tiempo que se necesita para realizar una auditoría del total de las actividades en el departamento de compras de una empresa puede llevarse algunas semanas, mientras que una auditoría de toda la empresa requerirá varios meses.

          El costo variará para cada trabajo según el número de auditores que se destinen para su ejecución y si se necesita del concurso de uno o más especialistas en el campo que se trate en particular. Así una auditoría en un departamento de planificación y control de producción, por ejemplo, debido a su importancia, exigirá un equipo de varias personas, un especialista en planificación de producción y otro en control de producción.     

 

e.- Preparación de un plan general de Auditoría.      

          Antes de dar inicio a una auditoría administrativa, es conveniente estudiar y delinear un programa que se relacione con el área estudiada. Esto se resumirá a hacer una lista de los distintos puntos a cubrirse y los procedimientos que se seguirán para llevar a cabo el trabajo que se trate. Es importante que los puntos se dirigan hacia los objetivos principales, pero no es necesario que el auditor siga el programa estrictamente, porque en algunos casos podrá presentarse la necesidad u oportunidad de ejercitar la imaginación o buen juicio. 

          El programa de auditoría comprende de pasos importantes que representan puntos principales de un programa eficiente de auditoría administrativa y que se mencionan a continuación.

1.- Organización

      1.- Estudiar la estructura de organización en el área que se va a estudiar.

     2.- Comparar la estructura existente, con la que aparece en el organigrama de la empresa (si lo hay).

      3.- Dilucidar si se han tomado en cuenta o no los principios de una buena organización y funcionalismo.

2.- Políticas y prácticas

      Hacer un estudio para encontrar qué acción, si es necesario, puede ser tomada a fin de mejorar la efectividad de políticas y prácticas.

3.- Reglamentos

     Determinar si se ha dado la debida atención por parte de la empresa, al cumplimiento integro de los reglamentos locales, regionales y nacionales.

4.- Sistemas y procedimientos

      Estudiar los sistemas y procedimientos para ver si existen defectos o irregularidades en los elementos examinados y encontrar métodos para lograr posibles mejorías.

5.- Operaciones

      Evaluar las operaciones con el objeto de definir qué es lo que se quiere para que los controles sean más efectivos y se obtengan resultados eficientes.

6.- Personal

     Estudiar los requerimientos generales del personal y su aplicación al trabajo en el área que se está evaluando.

7.- Ubicación y uso del equipo

      Determinar si se pueden realizar mejoras en la ubicación y en un mejor o más amplio uso del equipo.

8.- Informes

      Preparar un informe de los hallazgos con las sugerencias recomendadas.

NOTA: Se recomienda hacer click al siguiente link, para complementar lo estudiado en la presente unidad
http://ocw.uni.edu.pe/ocw/facultad-de-ingenieria-industrial-y-sistemas/organizacion-y-metodos/clases/clase_5_2008_ii.pdf