DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

EL DIAGRAMA

            Es la representación gráfica que permite esquematizar la información relativa a una serie de datos o relaciones que tienen los elementos de un conjunto, sistema o empresa, con el fin de facilitar la comprensión de la información que se deseen dar a conocer. En otras palabras, es un modelo gráfico que representa en forma esquematizada y simplificada alguna relación o fenómeno administrativo de organización o procedimientos, entre otros.

EL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

Denominado también Diagrama de flujo o flujograma, el diagrama de procedimientos es una representación gráfica de las distintas operaciones de las que se compone un procedimiento o parte de él, clasificándolas según la naturaleza de cada una y estableciendo la secuencia cronológica de las mismas. En otras palabras, expresa secuencialmente las acciones rutinarias de un proceso, de forma tal que se comprenda fácilmente.

            Se basa en el empleo de símbolos que representan las etapas o pasos de un proceso y que se conectan por medio de flechas para representar la secuencia lógica de operaciones específicas y la interacción o relación entre los encargados de llevarlas a cabo. Ayuda a comprender el trabajo como proceso y a identificar en qué parte del proceso está el problema. Esto permite analizar los procedimientos y aportar ideas para su cambio o mejora.

 

DISEÑO DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

Para el diseño de los diagramas de procedimientos se deben cumplir cuatro (04), fases o etapas: estudio de los sistemas; diseño de gráficas; presentación de gráficas e instalación de nuevos sistemas. La fase de estudio de los sistemas es la investigación de los procedimientos actuales, se refiere a la forma en que se está ejecutando el trabajo. Se recopilan aquí los hechos detallados que deberán reunirse para preparar la descripción completa de los procesos en estudio. Se realiza haciendo preguntas a cada uno de los que están relacionados con el trabajo que se examina y escribiendo las respuestas. Toda esta información es transformada en un mapa-ruta que señala los procedimientos de los trabajadores y de los empleados, por medio del cual el analista ha conocido el procedimiento que cambiará o mejorará.

 En la segunda etapa o fase del diseño de las gráficas se desarrollarán los métodos nuevos, el equipo, las nuevas formas, en otras palabras, el nuevo sistema. Los diagramas de flujo que trazó el analista, ahora deben perfeccionarse. Los campos en los que se duplican los esfuerzos, o se gastan sin necesidad, aquellos en los que las rutas son difíciles y otros puntos de mejoramiento similar, se investigaran minuciosamente, la nueva gráfica será la imagen del nuevo procedimiento, que se convertirá en la base para el proyecto final, alrededor del cual se centrará la representación administrativa.

La fase de la presentación de los gráficos o diagramas consiste en explicar a la administración como trabaja el antiguo sistema y por qué y de qué manera debe mejorarse. Aquí el objetivo de los diagramas es simplificar y reducir y la decisión puede basarse en detalles pequeños, como por ejemplo, el curso que se ha dado a una copia o forma particular. Si el especialista ignora su destino, esta falta de conocimiento puede ser tomada por la administración como indicio de que el estudio ha sido conducido deficientemente y esta conclusión debilitará la confianza en la presentación total. Y finalmente, en la instalación de los nuevos sistemas, se emplearán los diagramas para facilitar la comprensión de los manuales de procedimientos.

Cuando se elabora un diagrama de procedimientos o diagrama de flujo, se debe tener en cuenta que estos poseen tres partes o elementos: El encabezado, la Estructura y la descripción narrativa del diagrama y que se deben respetar los siguientes criterios:

1.      En el Encabezado del diagrama de procedimientos debe estar expresada la siguiente información:

a.  Nombre de la Institución.

b.  Título (Diagrama de Procedimientos).

c.   Denominación del proceso o procedimiento.

d.  Denominación del sector responsable del procedimiento.

e.  Fecha de elaboración.

f.    Nombre del analista que realizó el trabajo.

g.  Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el proceso o procedimiento y de los responsables.

h.  Simbología utilizada y su significado.

 

2.      La estructura del Diagrama de procedimientos comprende de la siguiente información:

a.  Debe indicarse claramente donde inicia y donde termina el diagrama.

b.  Las líneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.

c.   No cruzar las líneas de flujo empleando los conectores adecuados sin hacer usos excesivos de ellos.

d.  No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.

e.  Solo debe llegar una sola línea de flujo a un símbolo. Pero pueden llegar muchas líneas de flujo a otras líneas.

f.    Las líneas de flujo deben entrar a un símbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de él por la parte inferior y/o derecha.

g.  En caso de que el diagrama sobrepase una página, enumerar y emplear los conectores correspondientes.

h.  Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible y preciso, evitando el uso de muchas palabras.

i.    Todos los símbolos tienen una línea de entrada y una de salida, a excepción del símbolo inicial y final.

j.    Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

k.  Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecución de dicha actividad.

l.    Cada flecha representa el flujo de una información.

 

3.      En la descripción narrativa del diagrama deben considerarse los siguientes aspectos:

a.  Describir los pasos del procedimiento, especificando quién hace, cómo hace, cuando hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil para el personal de ejecución de una organización o empresa, para recordar los pasos de un procedimiento, leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.

b.  Deben utilizarse frases cortas, pero completas.

c.  Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, controla, remite o archiva, entre otros.

d.  Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación; usar en todos los casos términos sencillos y uniformes, que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

 

SIMBOLOGÍA DEL DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOS

            Los símbolos utilizados para elaborar los diagramas de procedimientos son los símbolos Therbligs, diseñados por el doctor Frank Gilbreth, para analizar las operaciones y varían desde figuras geométricas hasta complicados dibujos simbólicos que diferencian a los numerosos tipos de operaciones que tienen lugar en las empresas. La selección de los símbolos convencionales depende del procedimiento que va a graficarse y del empleo que vaya a darse a los mismos, la norma ASME es una de las más usadas y se puede resumir como sigue:

 

 NOTA: Se recomienda hacer click en el link: "Movimientos Therbligs" en Enlaces recomendados, para mejor comprensión de la simbología que se utilizará en el presente capítulo. Este material será discutido en clase. 

 

CONSTRUCCION DE LOS DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

            Esta tarea implica la ejecución de la serie de pasos, que se explican a continuación:

1.      Conformar un grupo de trabajo donde participen los responsables de la ejecución y el desarrollo de los procedimientos que se encuentran interrelacionados y que constituyen un proceso.

2.      Establecer el objetivo que se persigue con el diseño de los diagramas y la identificación de quien lo empleará, lo cual permitirá definir el grado de detalle y tipo de diagrama a utilizar.

3.      Hacer una lista de todos los pasos del proceso como se están realizando, manteniendo tan simple como sea posible su descripción.

4.      Definir los límites de cada procedimiento mediante la identificación del primer y último paso que lo conforman, considerando que en los procedimientos que están interrelacionados el comienzo de uno es la conclusión del proceso previo y su término significa el inicio del proceso siguiente.

5.      Una vez que se han delimitado los procedimientos, se procede a la identificación de los pasos que están incluidos dentro de los límites de cada procedimiento y su orden cronológico.

6.      Validar el diagrama y las medidas de desempeño del mismo con los propietarios o los que llevan a cabo el proceso y con los usuarios del mismo ya que para que un equipo pueda mejorar algún proceso, necesitan entenderlo. Las personas que pueden evaluarlo son las que participan en el proceso o reciben algún producto, servicio o información de él. 

7.      Identificar y registrar el valor, tiempo invertido y costo de cada paso en el proceso.

8.      Llevar a cabo un proceso de chequeo, ratificando: la precisión del proceso conforme se desarrolle el diagrama y el tiempo estimado/real de cada paso.   

 

VENTAJAS DE LA CONSTRUCCIÓN DE DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

1.    Es la manera más eficaz y concreta para registrar la revisión de un sistema.

2.    Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensa las presentaciones.

3.    Suministra una fotografía del flujo de operaciones de una empresa.

4.    Constituye un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento a mejorar o cambiar.

NOTA: Se recomienda hacer click al siguiente link para complementar los conocimientos sobre el diseño de diagramas de flujo
http://www.fundibeq.org/opencms/export/sites/default/PWF/downloads/gallery/methodology/tools/diagrama_de_flujo.pdf